كيفية كتابة التقرير

كيفية كتابة التقرير سوف نطرح لكم في هذا الموضوع عن كيفية او ماهي طريقة كتابة التقرير و أهم النصائح قبل البدء بكتابته وتعريف التقرير

طريقة و كيفية كتابة تقرير بكل إحترافية و إتقان

من يريد تعلم كيفية كتابة تقرير سنقدم له الطريقة من خلال مقالة اليوم. قد تعتقد أنك تكتب تقرير بطريقة جيدة ولكن مع مرور الزمن تكتشف مجموعة من الأخطاء لا تلاحظها عند كتابة التقرير . في هذه المقالة سوف نوضح لكم مجموعة من النصائح حول كيفية كتابة التقرير بطريقة منظمة وهادفة والإستراتيجيات الفعالة لكتابة تقرير عالي الجودة . فأنت بحاجة إلي تعلم كيفية كتابة التقرير سواء إذا كنت طالب، موظف، والكثير يواجه صعوبة وإرتباك في أسلوب الكتابة واللغة المستخدمة وطول التقرير والعديد من العوامل الأخري .
و يُعدْ التّقرير وسيلة منْ وسائل الاتّصال، والغرَض من التّقارِير هي مُحاولِة توضّيح صُورة مُعيّنة في موضوع مُعيّن لشخِص يهمُه الأمر، ويكون التّقرير عِبارة عنْ مُستنَد كِتابِي، الغرَض منهُ نقِل المَعلومات وإظهَار الحقائِق منْ أجلْ تقديم أفكَار جديدة أو اقترَاحات وتوصِيّات، والتّقارير شمَلت كافِة مَناحِي الحياة، فهُناك التّقارِير الإداريّة، والتّقارير العِلميّة، والتّقارير الطّبية، والتّقارير الفنيّة، وغيرهم الكثير. كل التّقارير تصِفْ حالة مُعيّنة، وتجتمِع كلها بأنّ لها نفسْ البّنيّة ونفْس الخصائِص، ولكنْ كل واحدة منها تُوضّح أمراً مُختلِفاً. تبرُز أهميّة التّقارير عند وجود اتّصال بين الأشخاص في الأماكِن الأخرى، فمثلاً التّقارير تُمثِل وسيلة اتّصال بين مُهندِس في الميدان ومديرُه في مقرْ الشّركة، ويكون المُدير على دِرايّة بكل مُجريّات العمَل منْ خلال التّقارير التي تُرسَل له، ومنْ هنا تبرُز أهمية التّقارير في الحياة.

أهميّة التّقرير

تبرُز أهميّة التّقرير منْ أنه وسيلة اتصال جيّدة، ويُفيد في التّوثِيق وتسجيل الأحدَاث والوقائع والمعلومات، والتي يُمكِن الرُجوع إليها والاستِفادة منها. والتّقارِير من أكثر الوسائل التي تُساعِد على فهِم واستِيعاب المعلومات والحقائِق؛ لأنّه ذو بِنيّة مُعتدِلة بخَلاف باقي أساليب الاتصّال، وتتضّح أهميّة التّقرير من النمو الذي لاقاه في كثير منْ العمليّات في مجال الأعمال والتّعليم. بما أنّ التّقارير تحتوي على معلومات واقتِراحات أو توصِيّات، فهي قد تُفيد في إجراء تغيّرات في بعض الإجراءات، أو السّياسّات لشرِكة، أو مؤسسة، وتُوضِّح أماكن الخَلَل فيها. والتّقارير تُعطِي تنبيه بالحاجَات النّاقِصة والتي لا بُدّ من وجُودها، سواء كان التّقرير إدارِيّاً، أو طِبيّاً، أو غيره. ويُمكن جعلْ التّقارير مِقياساً لمدى الإنجاز، وتطبِيق معايير الأداء، حيثْ إنّ التّقارير تُشكّل نوع منْ الرّقابة خاصّة في الأعمال الإداريّة، وتُفِيد في معرِفة حجم الجُهْد المبذول، ومدى تحقُق الهدف في أمرٍ ما، ومنْ خلال التّقارير يُمكِن معرِفة السّلبيات والإيجابيّات، ونِقاط الضّعْف والقُوة، والاستِفادة منها مُستقبليّاً.

ما هو التقرير ؟

يتم كتابة التقرير لهدف معين وجمهور مخصص . يعمل التقرير علي تقديم معلومات وأدلة محددة من خلال تحليلها وتطبيقها علي مشكلة أو قضية معينة . وعرض المعلومات بشكل منظم وواضح في صورة أقسام وعناوين بحيث يسهل علي الجمهور المستهدف متابعتها .
عندما يطلب منك كتابة تقرير عادة ما يقدم التقرير موجز من التعليمات و الإرشادات والخطوط العريضة لغرض مهم للجمهور المستهدف والمشكلة التي يتم كتابة التقرير من أجلها . نقدم لكم دليل كتابة التقرير ولاشك أن يجب أن تأخذ مجموعة من التعليمات في إعتبارك عند كتابة التقرير .

كيفية كتابة تقرير

إرشادات عامة

هناك مجموعة من الإرشادات العامة التي يجب أن تعرفها قبل الشروع في كتابة التقرير وتحديدها جيداً يمكنك التعرف عليها أدناه :
الهدف من التقرير :
أهم شئ يجب أن تأخذ في إعتبارك خلال عملية كتابة التقرير وذلك لأن التقرير مكتوب لكي يتم قرائه من قبل شخص أخر، فهذا هو الهدف الرئيسي لكتابة التقرير. وقبل البدء في كتابة التقرير يجب أن تحدد في عقلك الجمهور المستهدف من الكتابة . في أضيق الحدود يكون التقرير مكتوب من أجل مديرك في العمل أو أستاذك الجامعي أو ربما لجنة التقيم في العمل وأيضاً تحديد إذا كان التقرير مكتوب لأشخاص اكبر أم أصغر منك لأن ذلك له قيمة لكي تستمر في العمل وتحسينه . بصفة عامة يجب أن يستهدف التقرير تقديم معلومات صحيحة ودقيقة وموجزة عن المشكلة .
النهج العام للتقرير :
عند إتخاذ نهج من أعلي إلي أسفل عند كتابة التقرير يساعدك في حل المشكلة وينقسم إلي مجموعة من التفاصيل وهي كالأتي :
– أولاَ كتابة الخطوط العريضة للقسم .
– ثم الخطوط العريضة للفرع .
– ثم مخطط لمستوي الفقرة وتشمل عرض الفقرة في نقاط أو تدفق للأفكار .
– كتابة تدفق الأفكار في هيئة جمل تساعدك في بناء التقرير .
أثناء التفكير في الخطوط العريضة للفقرة يجب وضع في إعتبارك الأرقام، الجداول، الرسوم البيانية، كجزء من التقرير في مراحله المختلفة .

ما الذي يجعل التقرير جيد ؟

هناك أسباب تجعل التقرير شكل من أشكال التقيم الكتابي وهما :
لمعرفة ما تعلمته من من قراءتك وبحثك وخبرتك .
لكي يعطيك تجربة مهمة ومهارة يتم إستخدامها علي نطاق واسع في العمل .
يعرض التقرير تحليل لوقائع متربطة بمشكلة معينة. يجب وضع جميع المصادر التي تم الرجوع إليها في التقرير وفقاً للأسلوب المفضل لديك، تجنب سرقة المراجع وعند كتابة تقرير جيد يثبت ذلك قدرتك علي :
– فهم الغرض من لائحة التقرير والإلتزام بمواصفتها .
– جمع وتقيم وتحليل المعلومات المرتبطة بالموضوع .
– القدرة علي كتابة مادة منطقية ومتماسكة .
– تقديم التقرير المطلوب منك وفقاً للتعليمات .
– القدرة علي وضع الإستنتاجات المناسبة التي تدعمها الأدلة.
– تقديم التوصيات المدروسة والعلمية .

بناء التقرير :

فيما يلي شرح لهيكل ومكونات التقرير، يجب أن تلاحظ أن هذه مجرد مبادئ توجيهية فقط وليست قواعد . لذلك، يجب ان تستخدم ذكائك في كتابة التقرير الخاص بك .

العنوان : أهم شئ في التقرير لأنه يقدم فكرة ملخصة عن الموضوع. يجب أن تختار عنوان جذاب للقارئ لكي يحدث تأثير جيد .

الخلاصة : يجب أن تكون الخلاصة قصيرة في غضون حوالي 2 فقرة (250 كلمة ) . ينبغي أن يشمل الملخلص جوهر التقرير . يتحدد من خلال الملخص إذا كان القارئ سيمضي قدماً في قراءة التقرير أم لا .يمكن أن يحتوي علي كميات من التفاصيل بنسب متفاوتة مثل محاولة عرض الدافع الرئيسي والمنهجية وبعض النتائج اللافتة للنظر إن وجدت .

المقدمة : تبدأ معظم التقارير بكتابة مقدمة ويجب أن يكون هذا الجزء يعرض إجابة علي الأسئلة التالية ليس بالضرورة كلها بعض منها كافي . بعد تحديد العنوان وكتابة الملخص هناك جزئان تتخذهم أغلبية التقارير .
– ما هي المشكلة ؟ بعبارة أخري، الخلفية عن الموضوع قد يتضمن ذلك الهدف من التقرير .
– ما هي بالتحديد المشكلة التي تحاول حلها ؟
– طرح أسباب صعوبة المشكلة ؟ بمعني طرح سبب هذه المشكلة
– هل تزال المشكلة بدون حل ؟
– ما هي الإفتراضات التي تساعد في حل المشكلة ؟
– ما هي النتائج الرئيسية ؟ عرض ملخص رئيسي للنتائج .
– ما هي الأفكار التي يدور حولها التقرير ؟
المقدمة عبارة عن نسخة مختصرة من التقرير لأن التقرير عبارة عن مزيد من التوسع للأمور التي تم عرضها بطريقة موجزة في المقدمة .

المعلومات الأساسية : يجب أن تعرض علي القارئ المعلومات الأساسية عن المشكلة التي قمت من أجلها بإعداد التقرير . يتعرف القارئ علي المبادئ التي تحفزه للإستمرار في إستكمال قراءة التقرير .

الدراسات السابقة : يتضمن هذا الجزء طرح تفسير لماذا قمت بهذا العمل ؟ ومقارنة بين إختيارك وعملك لهذه المشكلة بالدراسات السابقة في نفس الموضوع. علي سبيل المثال، قد تكون المقارنة بناء علي الأداء الوظيفي أو المنهج . تستغرق هذه الجزئية حوالي سطرين .

يمكنك عرض هذه المقارنة في صورة جدول لكي يعرض أبعاد المقارنة المختلفة لكي يشعر القارئ بالدقة أثناء عرض النقطة لتوضيحها بشكل مختصر .

القسم المنهجي : يعد الجزء المنهجي قسم رئيسي يمكن تقسيمه إلي أقسام متعددة . من المنطقي أن يشير القسم المنهجي إلي مجموعة من النقاط الرئيسية التالية :

الخطوط العريضة : من الضروري أن يكون لديك خطوط عريضة للمنهجية المستخدمة في البحث .

إستخدام الأرقام : شرح الجوانب الرئيسية في منهجية التقرير في صورة نقاط .

المصطلحات : القيام بتعريف كل مصطلح تم إستخدامه وعرض أكثر المصطلحات شيوعاً في التقرير .

النتائج :

يعد هذا الجزء من الأجزاء الفنية في التقرير، وعادة ما يكون فرع مستقل وغالباً ما يجيب عن الأسئلة التالية :

– ما هي جوانب التي تسعي لتقديمها ؟
– هل تم إثبات الفرضيات التي قمت بوضعها في التقرير ؟
– ما هي مقايس الأداء ؟
– ما هي معايير قيد الدراسة ؟
– ما هي النتائج ؟
– لماذا تبدو النتائج بالطريقة التي عرضتها ؟
عادة قد تحتاج إلي عرض النتائج في صورة رسوم بيانية وجداول لكي تشرح لك كل شئ بشكل جيد ومن خلال ذلك توضح ما هي الحالات الغير قابلة للتفسير ؟

إذا كان لديك الكثير من النتائج يمكنك تلخصيها في نقاط رئيسية .

التوصيات :

في هذا القسم توضح بعض الفروض التي تحتاج إثبات مرة أخري وعرض جوانب المشكلة التي لم يتم إثباتها وإمكانية إجراء المزيد من التقارير في جوانب متصلة بالمشكلة .

الإستنتاجات : عادة ما يركز القارئ علي العنوان، المقدمة، الخلاصة، الإستنتاجات لأنهم أهم العناصر الأساسية في أي تقرير. هذا القسم مهم جداً من خلال عرض النقاط الرئيسية .

تحسين التقرير :

أي تقرير بعد قرائته تحتاج إلي إعادة القراءة مرة أخري فالقراءة الذاتية و التحليل النقدي وإليك بعض الأشياء التي يجب أن تتذكرها :

بدء كتابة التقرير في وقت مبكر، لا تنتظر الإنتهاء من عملك قبل البدء في كتابة التقرير حتي تتمكن من عمل تقرير ممتاز .

التغذية المرتدة : يجب أن يمر التقرير بهذه المرحلة أن تقرأ بنفسك التقرير مرة واحدة بشكل كامل وتنقيحها أو إعطاء التقرير إلي أحد زملائك لكي يعطي لك ملاحظاته وبعد ذلك يقوم المدير بقراءتها .

المراحل الأساسية لكتابة التقرير :

تحتاج جميع التقارير أن تكون واضحة وموجزة ومنظمة بشكل جيد لكتابة تقرير فعال . ولتحقيق ذلك، قم بتخصيص وقت للتخطيط والإعداد سوف يصبح الموضوع أسهل . نصف إليك المراحل الأساسية لكتابة تقرير ناجح وتسليمه قبل الموعد النهائي.

المرحلة الأولي : فهم التقرير بإختصار :

المرحلة الأولي أكثر المراحل أهمية، عليك أن تكون فاهم الغرض من التقرير حتي تتمكن من إيصال الفكرة إلي الجمهور . تأكد من فهم جميع التعلميات السابقة جيداًً .

المرحلة الثانية، جمع المعلومات :

بمجرد أن تبدأ في تحديد الغرض من التقرير، تحتاج إلي البدء في جمع المعلومات المرتبطة بالموضوع . وقد تأتي هذه المعلومات من مجموعة مصادر متنوعة . غالباً ما يعتمد كم المعلومات التي تحتاج إليها بناء علي الهدف من التقرير. تحتاج إلي قراءة الأدبيات ذات الصلة بالموضوع كل هذه الأمور تساعدك في جمع المعلومات المرتبطة بالموضوع .

المرحلة الثالثة، تنظيم الأفكار :

بمجرد الإنتهاء من جمع المعلومات التي تحتاجها لكتابة التقرير، يمكنك عمل تسلسل وتنظيم للافكار الرئيسية في صورة نقاط لأنها إشارة موجزة عن التقرير .

المرحلة الرابعة، تحليل الأفكار :

قبل البدء في كتابة المسودة الاولي من التقرير، قد تستغرق وقت طويل للدراسة وتقديم الملاحظات من خلال إستخدام الوقائع والأدلة وتحليل الأفكار الرئيسة التي تم تدوينها .

المرحلة الخامسة، كتابة التقرير :
والأن بعد أن قمت بتنظيم الأفكار يمكنك البدء في كتابة المسودة الأولي للتقرير والبدء في عرض الفكرة الرئيسية للقسم والفكرة .
شرح الفكرة وتحديد المصطلحات الرئيسية .
تقديم ادلة لها صلة بالفكرة .التعليق علي كل قطعة التي تبين مدي إرتباطها بالمشكلة .
المرحلة السادسة، مراجعة التقرير وإعادة الصياغة :
يجب أن يكون لديك قسط كافي من الوقت لإعادة صياغة التقرير مرة أخري لإعادة ترتيب المعلومات مرة أخري للتعرف إذا كنت عرضت التقرير بطريقة موجزة .