كيفية كتابة رسالة رسمية

كيفية كتابة رسالة رسمية وماهي خطوات كتابة رسالة رسمية كل ذلك سنتعرف عليه في هذه السطور التالية.

الرسالة في معناها العام عبارة عن وحدة معلومات. كما أنها الوعاء الذي يوفر المعلومات. ويمكن ان تكون هي بحد ذاتها هذه المعلومات. لذلك فإن معناها يتوقف على السياق الذي تستخدم فيه، فقد ينطبق على المعلومات وشكلها على حد سواء. أما البلاغ فهو تقرير موجز أو بيان صدر عن وكالة عامة.

كيف أكتب رسالة رسمية

يتداول الأشخاص الرسائل فيما بينهم للكثير من الأهداف، وبناء عليه الرسائل نوعان؛ الرسائل الخاصة التي تحمل عبارات المشاعر الدافئة والعواطف النبيلة، وبعض الشؤون الخاصّة ويتمّ تداولها بين ذوي العلاقات الاجتماعية الدافئة، أمّا النوع الثاني فهي الرسائل الرسمية، التي يتمّ تبادلها بين الأشخاص والمؤسّسات أو الشركات لأهداف رسميّة ومهنية، وهي مختلفة تماماً عن الرسائل الخاصة في طريقة كتابها وفي أغراضها.

خطوات كتابة رسالة رسمية

التعريف عن النفس
يجب البدء بكتابة الرسالة الرسمية بتقديم الشخص لنفسه، خصوصاً إذا كانت الرسالة موجهة لأشخاص لا يوجد بينهم سابق معرفة، أو الذين لا تربطهم بصاحب الرسالة علاقة مهنيّة قويّة، ولهذا من الهام جداً ذكر الاسم والمسمّى الوظيفي بطريقة واضحة ومختصرة قبل التطرق بالحديث عن تفاصيل العمل.
تجنّب ذكر أمور الشخصية
لا ينبغي التطرق لمواضيع خاصّة أو شخصية عند كتابة الرسالة الرسميّة وخاصّةً إذا كانت لأغراض مهنيّة، وبدلاً من ذلك يجب التركيز على مناقشة الأمور العامّة، وفي حال كانت هناك حاجة للحديث بأغراض شخصيّة يمكن تناولها عير حديث هاتفيّ.
الحرص على صحة الصياغة اللغوية والنحوية
من الهام جداً الاهتمام بالأسلوب الذي تتمّ كتابه الرسالة به، وتدقيق الإملاء وعلامات الترقيم، بالإضافة إلى تصريف الأفعال، والحرص على قراءة الرسالة أكثر من مرّة قبل إرسالها للتأكّد من دقّتها، من أجل ترك انطباع إيجابيّ لدى متلقّي الرسالة.
تجنّب استعمال الكلمات المختصرة والغريبة
يؤدّي استعمال المصطلحات المختصرة والغريبة إلى خلق تشويش في فهم الرسالة لدى المتلقّي، فعلى عكس الحديث عن الهاتف، لا يمكن شرح هذه المصطلحات الغامضة إذا لم يتمكّن المتلقّي من فهمها.
وضع عنوان واضح للرسالة
ينبغي عند إرسال أيّ رسالة توضيح العنوان وجعله دقيق، مع الحرص على أن يكون مرتبطاً بشكل مباشر بموضوع الرسالة، وتجنّب العناوين المبهمة وغير الواضحة، وإرسال الرسالة للشخص المعنيّ فقط.
جعل الرسالة مختصرة
يجب عدم ذكر أيّ تفاصيل مبهمة أو غير ضروريّة في الرسالة، وجعلها مختصرة وموجزة قدر الإمكان، والدخول مباشرة في صلب الموضوع الرئيسي، ومن الجدير بالذكر ضرورة تجنّب الإفصاح عن أي معلومات سريّة وتفاصيل لا يجب ذكرها، حيث يمكن استعمال هذه المعلومات في المسائل القانونيّة.
وضع التوقيع الخاص
من الضروري كتابة التوقيع الخاصّ بمرسل الرسالة في نهايتها، وبكون واضحاً ومطابقاً للتوقيعات الأخرى للمرسل، وإذا كان هناك ختم أو شعار خاصّ به يفضّل أن يتمّ إرفاقه بالرسالة، فيعطيها مزيداً من الرسمية.
كتابة الرسائل الرسميّة
تمتاز الرّسائل الرّسميّة بشكلٍ واحدٍ ولغةٍ رسميّة بحتة، وتحتوي على عناصر وهي:
-البسملة ( بسم الله الرّحمن الرّحيم) تكون دائماً في الوسط ويجب الابتداء بها.
-التّاريخ: نكتب التّاريخ على يمين الصّفحة – اليوم والشّهر والسّنة.
-نكتب اسم الشّخص أو الجهة المرسل إليها ونعيّنها بكلماتٍ رسميّة مثل حضرة الرّئيس أو الأفاضل الكرام وهكذا.
-نبدأ بسطرٍ جديدٍ ونفتتح بالتّحيّة ( السّلام عليكم ورحمة الله وبركاته)
-في منتصف الصّفحة نكتب اسم الموضوع الّذي نرغب الكتابة عنه سواءً أكان طلب وظيفةٍ أو تهنئةٍ بالعيد أو أيّ طلبٍ لجهةٍ رسميّة.
-نبدأ بالكتابة عن تفاصيل الموضوع.
-نكتب خاتمةً للموضوع.
-في آخر الصفحة على جهة اليسار نكتب اسم المرسل ومكانه وتوقيعه.
شروط كتابة الرّسائل الرّسميّة
-أن تمتاز بالوضوح والدّقة وتبتعد عن الغموض.
-أن تكون قصيرةً وموجزة.
-استخدام اللغة الفصحى والابتعاد عن العاميّة.
-عدم استخدام الجماليّات اللّغويّة والخيال.
-الكتابة بموضوعيّة وشفافيّة.

نموذج كتابة رسالة رسميّة لطلب وظيفة

بسم الله الرّحمن الرّحيم
التّاريخ: 12/1/2019.
الموافق:
حضرة المهندس: فلان الفلاني رئيس قسم الموارد البشريّة المحترم.
السّلام عليكم ورحمة الله وبركاته، أمّا بعد
الموضوع: طلب وظيفة.
يشرّفني أن أتقدّم بطلب وظيفة لشغل منصب… لدى شركتكم الموقّرة أو أيّ وظيفةٍ أخرى ترونها مناسبة لتخصّصي في … من الجامعة ….، بالإضافة إلى مؤهّلاتي وخبراتي التّالية:
دورة في …
-شهادة دبلوم في ( التخصص الذي درسته )
-فترة تدريبيّة في الشّركة ( جميع الاعمال التي عملت بيها )
-خبرة لمدّة ثلاث سنوات في الشّركة ( جميع الشركات )
وقد أرفقت في هذا الرّسالة جميع شهاداتي وأوراقي الثّبوتيّة المصدّقة والّتي تشمل:
– سيرتي الذّاتيّة.
-صورة عن شهادة الميلاد.
-صورة عن شهادة الثّانويّة العامّة.
-صورة عن شهادة البكالوريوس.
-صورة عن شهادة الماجستير.
-صورة عن شهادة الدّورة..
-صورة عن جواز السّفر.
راجياً من الله أن يوفّقني وإيّاكم وأن أحظى بموافقتكم وأكون عند حسن ظنّكم.
مع احترامي وتقديري،
اسم المرسل:
رقم الهاتف:
توقيعه:

نموذج رسالة رسميّة للتهنئة

بسم الله الرّحمن الرّحيم
التّاريخ: 12/1/2019
الموافق:
سيّدي سعادة ( اسم المنصب) المحترم.
السّلام عليكم ورحمة الله وبركاته، أمّا بعد.
الموضوع: تهنئة بعيد الأضحى المبارك
يسعدني أن أهنّئكم بعيد الأضحى المبارك أعاده الله علينا وعليكم بالخير والسّعادة وراحة البال، راجين من الله أن يديم علينا الأفراح والأعياد في ظلّ عائلاتنا الكريمة.
أتمنّى أن تتقبّل منّي هذه التّهنئّة مع فائق احترامي وتقديري لجهودكم.
اسم المرسل:
توقيعه:

الفرق بين الرّسائل الرسميّة والرّسائل غير الرسميّة

على الرغم من تشابه بنية كلّ من الرّسائل الرسميّة وغير الرسميّة، إلّا أّن مضمون كلٍّ منهما يختلف عن الآخر، كما تختلف اللغة المُستخدَمة أيضاً، فمثلاً لا يُسمَح في الرّسالة الرسميّة استخدام المصطلحات العاميّة، كما تختلف الكلمات في مقاصدها في كلّ نوعٍ؛ حيث تختلف أسباب الكتابة، فمثلاً تتمّ كتابة رسالة غير رسميّة في حال الدّعوة إلى حفلة زفاف أوحفلة عيد ميلاد، أو الدعوة إلى الاحتفال بمولود جديد، أو الدعوة إلى الاحتفال بمنزل جديد، أو لمراسلة صديق لم يره المُرسِل منذ فترة طويلة، أو عند الرغبة بالتواصل مع شخص ما بطريقة غير رسميّة، أمّا الرّسائل الرسميّة فعادةً ما تكون لاتّصال شخص ما مع شركة معيّنة، كما يعتمد مضمونها على الهدف منها، والجهة المُستلِمة.